プロジェクトにおいて重要なことは、そのプロジェクトを成功へと導くことです。
しかし、プロジェクトを進める中で予期せぬ事態が生じ、進捗が滞ってしまうことも少なくありません。
プロジェクトを適切に管理するためにはPMOの導入が有効ですが、本当に効果があるのか不安でなかなか一歩踏み出せない方も多いことでしょう。
本記事では、そもそもPMOとは何か、PMOの重要性や導入するメリットについて解説します。
PMOとは
PMO（Project Management Office）とは、組織内のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う組織やチームを指します。
PMOは、プロジェクトマネジメント支援を通じて、計画に基づき進捗を管理し、プロジェクトを成功へと導く役割を担います。
プロジェクトの体系
PMOをより深く理解するために、プロジェクトの体系を把握しておきましょう。
プロジェクトとは
プロジェクトとは、組織本来の業務とは別で、ある目的を達成するために臨時で行われる業務を指します。
事業変革や新規システムの導入を行う場合などにプロジェクトが始動することが多いです。
プロジェクトをマネジメントするとはどういうことか
PMBOKでは、「プロジェクトとは、独自のプロダクト、サービス、所産を想像するために実施する、有機性のある業務」と定義されています。
プロジェクトを成功させるためには、どのように進めれば良いのか計画を立てて進捗を管理する必要があります。プロジェクトをマネジメントするとは、「いつまでに、何を、どのくらい実施するか」を明確にして成功までのプロセスを管理することです。
マネジメントを怠ると計画通りに実施できず、期日までに完了しない、そもそも完遂できないなどの弊害が生じます。プロジェクトの成功はマネジメントが鍵を握っていると言っても過言ではありません。
PMOコンサルタントとは
PMOコンサルタントとは、プロジェクトを担当する組織・PMを支援するコンサルタントを指します。
PMOコンサルタントには、プロジェクト内外のメンバーと交渉や調整ができるコミュニケーション能力が必要です。誰にでも同じように接するのではなく、相手によって接し方を変えられるような柔軟性の高い人が向いています。
現実的なスケジュール感を持って計画を策定できる計画力も求められます。そのプロジェクトではどんな工程が必要なのか、各工程でどのくらいの日数を要するのかをイメージして、全体のスケジュールを組む必要があります。
また、プロジェクトでは予測のつかない事態が生じる事も少なくありません。そのため、PMOコンサルタントは現状を把握して適切に対処する能力や、有効な対処策を講じられるよう幅広い知識が必要になります。
PMOの重要性
PMOによって、プロジェクトのパフォーマンスや生産性等に偏りが出たり、遅延が発生したりします。優秀なPMOを設置することで、プロジェクトの品質向上と作業負荷軽減の両方のメリットが見込めます。
PMOはプロジェクトの成功率を高めるための重要な役割であり、プロジェクトの成否はPMOの力量によると言っても過言ではないでしょう。
PMとPMOの違い（作業内容、責任等の違い）
PMとPMOは混同されがちなので、ここではっきりと整理しておきましょう。PMとPMOでは、果たす役割が異なります。
PM（Project Manager）とは、プロジェクトマネジャーのことで、プロジェクトの総責任者を指します。PMの役割は、プロジェクトを成功させることです。そのため、PMは意思決定権を持ち、プロジェクトに関わるメンバーの進行具合を管理し、計画通りに進むよう指示します。
対してPMOとは、プロジェクトマネジメントオフィスのことで、プロジェクトマネジメントを支援するための組織やチームのことを指します。PMOの役割は、PMの支援であり、PMがスムーズに意思決定できるようサポートを行います。
PMはプロジェクトの責任者、PMOはプロジェクトを支援する組織と認識しておきましょう。
PMOの種類とは？
一概にPMOと言っても、その業務範囲は各PMOによって異なります。ここでは3種類のPMOについて解説します。
支援型PMO
支援型PMOは、他のプロジェクトからの情報や教訓をもとに資料のテンプレートを用意したりプラクティスを実施します。また、PMOによるプロジェクトのコントロールの度合いは低くなります。
コントロール型PMO
プロジェクトの支援に加えてさまざまな手段を通してコンプライアンスを要求します。プロジェクトマネジメントに必要な枠組みや方法論を策定して、検討や利用を進めます。
PMOによるプロジェクトのコントロール度合いは中程度となります。
指揮型PMO
プロジェクトを直接マネジメントしつつ、PMの任命やトレーニングを実施するケースがあります。PMOによるコントロール度合いは高いです。
PMOのメリットとは？
会社がPMOを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。経営層と現場単位におけるメリットをそれぞれ解説します。
経営層へのメリット
PMOが導入されることで、経営判断をスムーズに行えます。PMOが全社レベルで展開されれば、プロジェクトに対する知見が社内で蓄積されます。プロジェクトの成功例から失敗例、頻繁に生じる遅延の原因などを把握することで、今後のプロジェクトの成功率が高まります。
また、プロジェクトの始動を速やかに行えるので、市場のニーズに対して素早くプロジェクトを始動し、最適なプロジェクトマネジメントによって迅速にサービスをリリースできます。
現場単位でのメリット
PMOを導入することで、社内の風土や雰囲気に囚われることなく経営資源（ヒト、モノ、カネ）を効率的に運用できます。
日々組織で業務をしていると、人間関係のしがらみによって業務効率が落ちることが多々あります。外部PMOでは、社内のパワーバランスに関係なく客観的な視点からアドバイスできるため、誰に忖度することもなくプロジェクトの成功に直結する施策が立てられます。
オーシャン・コンサルティングが提供するメリット
オーシャン・コンサルティングでは、プロセス定義から、標準化、可視化、レポーティング環境の整備などを幅広く手がけ、クライアント企業内の関係各所と調整を行いながら、プロジェクト支援を行なっています。オーシャン・コンサルティングを利用することで、PMOのノウハウをテンプレート化できます。現時点のプロジェクトだけでなく、今後新たにプロジェクトを始動する際にも、テンプレートに基づいて迅速に進められます。
また、PM育成や社内調整などを通じて、会社に効率的なプロジェクト運営を根付かせ内製化を行います。高度なPMOノウハウにより、上場企業をはじめとする大手クライアント企業の期待に応えています。
単発のプロジェクトだけでなく、全プロジェクトの成功率を高められることでしょう。
国内におけるPMO導入時の課題
国内でPMOと言えばPMの雑務を担当するようなイメージが蔓延しています。
PMOの重要性を見失っており、特に外部PMOの導入に疑問を呈する人も少なくありません。
たしかにPMOはPMのサポートをすることは間違いありませんが、PMOの業務はそれだけではありません。
PMOは、プロジェクトの品質管理や進捗管理だけでなく、予算管理や社内調整、戦略策定などプロジェクトを統括する立場になるケースもあります。ときにはPMにアドバイスをして適切な意思決定へと導きます。
PMOの活用事例
ここでは、オーシャン・コンサルティングのPMOの活用事例を紹介します。
IT事業部の業務改善プロジェクト
グループ企業内各社にあるIT業務を行う事業部を、一つの企業に集約し、それにより業務スリム化および資産の一元管理、グループ内のIT関連費の大幅削減を図るためのプロジェクトを行った事例です。
経営層を含むステークホルダーとの調整、各社のIT業務のアセスメント、ビジネスケース検討等のコンサルティング、20社近いグループ会社関係者との調整、IT管理部門統一、運用業務の統合、ユーザビリティ向上のためのITSMツール導入等プロジェクトのPMOとして貢献しています。
システム運用業務改善プロジェクト
メール誤送信防止を目的としたプロジェクトの事例です。
プロジェクト概要は、グループ事業会社それぞれが別々で送信していたメールを一つに集約し、それによりメールの誤送信防止につながり、ユーザーの信頼維持、回復を目的とするものです。
多くのグループ事業会社が関連する中、仕様・要件の調整、システム開発、リリース後の運用整備までプロジェクトマネジメントを支援を行いました。
PMO導入に迷うよくある理由
PMOを導入するか迷う人も少なくありません。ここではPMOを導入する際に悩むポイントを2つ紹介します。
導入すべきかどうか
PMOの導入に最も迷う理由は、そもそもPMOを導入する必要性があるのかどうか分からないことです。現状の社員でプロジェクトを進行できるのならば、コストの側面から考えると、あえてPMOを導入する必要性を感じないかもしれません。
しかし、プロジェクトを適切に管理し、成功率を高めたいのなら、PMOの導入が重要となります。組織でプロジェクトを始動する際に、未経験者がPMに抜擢されるケースは少なくありません。スキルのない未経験者がプロジェクトを計画通りに進めることは非常に困難です。
特に膨大な工数がかかるプロジェクトではPMOの導入は必要不可欠です。失敗できない重要なプロジェクトだからこそ、プロジェクトマネジメントの専門家であるPMOを導入して成功に導きましょう。
予算がない
予算がなくPMOの導入にいまいち踏み切れない会社も多いことでしょう。外部PMOに依頼することでどんな効果があるのか把握できず「とりあえず、よく分からないからやめておこう」と判断しがちです。
プロジェクトのよくある失敗例としては、PMが他の業務と兼任しており、片手間でプロジェクトを回しているケースです。プロジェクトで問題が生じてから慌ててPMOを導入して問題の火消しに尽くしても、結局計画よりも1ヶ月も遅れてしまうなんてこともありえます。
はじめにPMOを導入することで、その問題は防げたかもしれません。PMOを導入するコストと計画が1ヶ月後ろ倒しになるコストのどちらを選択すべきかは明らかです。
また、外部PMOではプロジェクトにおける無駄な経費の削減を提案してくれる企業もあります。予算を根本から見直し、作業量や工数を改善することでプロジェクト全体の費用を抑えることが可能です。
オーシャン・コンサルティングの提供するPMOとは
オーシャン・コンサルティングが手がけるPMOは、その名のとおり「プロジェクトマネジメント」です。支援型のPMOだけではなくコントロール型や指揮型のPMOまで実施しています。
PMOというと、議事録作成や会議調整等の事務局的な業務を思い浮かべるひともいますが、当社の場合そうではなく、プロセス定義から標準化、可視化、レポーティング環境の整備などを幅広く手がけ、クライアント企業内の関係各所と調整を行い、ITコンサルティングの領域まで踏み込んで、プロジェクトの予算や進捗を管理します。
プロジェクトを管理することは、評論ではありません。当事者意識を持ち、プロジェクトに関わるすべての「人」を最上流で動かすこと、「人」を動かすには現場で一緒に手を動かす「仲間」になることです。
それがオーシャン・コンサルティングの基本姿勢であり、PMOコンサルタントがつねに成長を続ける原動力となっています。
オーシャン・コンサルティングのPMOコンサルタントは、現場目線を持つ「現場力」、手を動かす「実行力」、 責任感を持って真摯に取り組む「誠実さ」を兼ね備えています。実際に現場に足を踏み入れ、誠実なコミュニケーションを通じて、クライアントのプロジェクト課題を解決します。
社内の共通言語としてPMBOKを使用
オーシャン・コンサルティングでは、30歳以上のPMOコンサルタントにはプロジェクトマネジメントの国際資格『PMP』資格の取得を義務付けています。これにより、プロジェクトマネジメント全般を手がける上での共通言語を身に付け属人化を防ぎ、より高度なプロジェクトマネジメントを実現させています。
PMOの日々の業務
PMO業務は、PMの後方支援やプロジェクトの品質管理、進捗管理、予算管理、人員管理、リスク管理などです。
具体的なPMOの日々の業務は多岐にわたります。プロジェクトの日程調整や会議のファシリテーション、各種資料作成や事務作業、プロジェクトメンバーの人材育成やツールのマニュアル作成、進捗の管理や予算の管理、課題の発見や検証など、各々のプロジェクトによって必要なスキルは変わります。
PMOの魅力
PMOの魅力は、組織単位での大きなプロジェクトの成功へ導く役割を担っていることです。プロジェクトチームで連携を取りながら、前に進んでいくことで仲間意識も芽生えることでしょう。皆で一丸となって一大プロジェクトを進めることに大きなやりがいを感じられます。
ときにはプロジェクトが思うように進まない事もあるかもしれません。しかし、あらゆる試行錯誤の末、その問題を乗り越えて無事プロジェクトを完了させた時には、大きな達成感を得られることでしょう。
オーシャン・コンサルティングのPMOとして重要なこと
オーシャン・コンサルティングとしてのPMO業務で重要なことは主に以下の3つです。
1 現場目線を持つ現場力
クライアント企業のプロジェクトの現場に興味関心、そして当事者意識を持つことです。
そして、現場の人たちと同じ目線で、一体感を持って一緒に仕事をしましょう。
2 手を動かす「実行力」
手を動かすことによって様々なアイディアや発想が生まれます。
実際に現場で手を動かすことで、有益な知見が得られることを経験的に理解することになります。
現場の人たちと一体感を持って仕事をするために、口先だけの評論家にならず率先して手を動かしましょう。
3 責任感を持って真摯に取り組む「誠実さ」
当事者意識があれば、おのずと責任感が生まれます。
責任感を持って真摯に取り組むとともに、適切なプロジェクトマネジメントが行われるために正確な情報をタイムリーに報告しましょう。
PMOで身につくスキル
PMOで身につくスキルは主に以下の5つです。
1 コミュニケーション能力
PMOでは、プロジェクトメンバーと日程調整をしたり会議をしたりする場面が多々あります。円滑に進められるようなコミュニケーション能力が必要です。プロジェクト内の人間関係のトラブルによってプロジェクトが中断されることもあります。その場合には、双方の主張を聴き、円滑に解決することを意識しながら、プロジェクトを再開できるよう努めなければなりません。
通り一遍な接し方ではなく、相手によって柔軟に接し方を変えられるような高度なコミュニケーションスキルが身に付きます。
2 幅広い知識
プロジェクトでは要件定義からリリースまで各工程の知識が必要となります。品質を管理するには、各工程の作業を理解していなければ品質を評価できません。そのため、PMOは幅広い知識が必要となります。
一般常識からITの知識、プロジェクトに関する商品やサービスの知識など、業務を通じて幅広く知識を身につけることができます。
3 計画力
PMOは、プロジェクトの要件定義からリリースまで各工程の進捗管理の役割を担います。各工程の作業内容をイメージできなければ、どのくらいの工数が必要になるのか想定できません。計画通りに進めるためにはどうしたら良いのか、また計画が後ろ倒しになった場合に、どの工程を早めることで元のスケジュールに戻せるのかなど考えなければなりません。したがって、PMOでは計画力が身につきます。
4 状況把握能力
PMOでは、スケジュールの進捗を把握し管理するため、状況把握能力が必要になります。計画に対して、現状は早いのか遅いのか、遅い場合にはどの工程を早めて元のスケジュール内に収めれば良いのか。状況を把握した上で適切な対処法を導くスキルが身につきます。
5 論理的思考力
計画力にも似てますが、「論理的思考力」も必要となります。計画のスケジュール感だけでなく、物事をどのような順序で進めないといけないのか、そのためには何が完遂していないといけないのか、もしくはどこまで完了していれば、他のタスクを並行で進められるのか等を考える力も必要となります。
そのためPMO業務を通して、論理的思考術が身につきます。
OCEAN ACADEMY | 株式会社オーシャン・コンサルティング｜IT分野のPMOで豊富な実績
PMOのキャリアマップ
PMOは上流工程の仕事と位置付けられます。PMOはプロジェクトの全体の流れを把握するため、プロジェクトの要件定義からリリースまでの知識を持っている人材であるとみなされます。
PMOの経験やスキルのある人材の将来性は高いです。プロジェクトの下流の仕事に就くこともできますし、PMOコンサルタントして独立することも可能です。
プロジェクトでは必ず人間が関わります。昨今、人工知能が多くの職業を奪っていますが、人間を管理するのは人工知能ではなく人間です。人間が組織単位で仕事を行う限り、PMO人材の仕事がなくなることはないと言われています。
RECRUIT | 株式会社オーシャン・コンサルティング｜IT分野のPMOで豊富な実績
まとめ
今回は、PMOの概念や重要性、導入のメリットなどについて解説しました。
プロジェクトを適切に管理し、成功率を高めたいのなら、PMOの導入が重要となります。特に膨大な工数がかかるプロジェクトではPMOの導入は必要不可欠です。
プロジェクトの遅延における余計なコストをかけないためにも、PMOを導入してプロジェクトの成功率をアップしましょう。
